Başarısız projelerin en sık sebeplerinden biri ekip üyeleri arasındaki görev ve sorumlulukların hatalı dağılımıdır. En ufak bir problemde, paydaşlar sorunu çözmek yerine suçlu aramaya ve sorumluluk üstlenmeye başlarlar. Bu gibi durumlardan kaçınmak için RACI matrisi en etkili proje takip yöntemlerinden biridir.

Yetkin bir şekilde oluşturulmuş bir RACI yükümlülük matrisi birçok sorunu çözmeyi sağlar. Bu tekniğe göre, işin karmaşıklığı ve kapsamı ne olursa olsun, herhangi bir projedeki bir ekip üyesi dört rolden birini gerçekleştirir.

R- Sorumlu (Responsible)

Görevi yapan/gerçekleştiren kişidir. Her bir görevde en az 1 kişi R olabilir.

Bu rol yetkili çalışanlara ve profesyonellere verilir. RACI tablosunda, sorumlular aşağıdaki işlevleri yerine getirir;

Projeyi uygulamak için ne yapılması gerektiği ve ne kadar süreceği, gerekli kaynakların bir listesini yapılması, teknik dokümantasyonun koordinasyonuna ve onayına katılmak, Projenin ilerlemesini ve ara dönem sonuçlarını analiz etmek, yöneticiye yapılan iş hakkında raporlar vermek vb.

A- Yönetici (Accountable)

Görevi durdurabilen, devam ettirebilen ve son kararı verebilen kişidir. Her göreve sadece bir A atanabilir.

Ana proje yöneticisi olarak atanan görevlerin zamanında, istenilen kalite seviyesinde ve tahsis edilen bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamaktan sorumlu olan kişidir. Ayrıca, A; yürütücüleri ve bir proje yönetim ekibini seçer, tüm katılımcılara görevler atar, işin ilerlemesini kontrol eder, kaynak kullanımının kaydını tutar, diğer takım üyelerinin fikir ve önerilerini dikkate alır, onaylayabilir veya reddedebilir. Genellikle proje yöneticisi; müşteri veya üst yönetim ve ekip arasında bir “irtibat” görevi görür.

C- Danışman (Consultant)

Görev yapılmadan hemen önce bilgisine başvurulması gereken kişidir. Bu kişi yapılacak görevle ilgili yeterli bilgiye sahip kişidir. Bir görevde çok fazla C olmamalıdır. Aksi durumda çok sesli ortamlarda karar çıkma olasılığı düşüktür.

Lider ile birlikte, proje yönetiminde yer alır, ancak öncelikli olarak stratejik sorunların çözümü ile ilgilidir.

Projenin zamanlamasını ve maliyetini etkileyebilecek kritik değişiklikler durumunda, öngörülemeyen durumlarda kararlar alır.

Danışmanların rolü genellikle üst düzey yöneticilere atanır. Küresel hedefleri belirler ve daha sonra ekip üyeleri arasında görevleri dağıtmış olan proje yöneticisini belirler.

I- Bilgilendirilen (Informed)

Görev yapıldıktan sonra, görevin ilerleyişi ve bittiği konusunda bilgilendirilen kişidir. I sorumluluk alanında olan rol veya kişilere mail veya mesajlaşma gibi yöntemlerle bilgi vermek en iyisidir.

• Yönetici işlevlerini yerine getirir ve iş akışının organizasyonu ile ilgilenir,
• Proje, kaynaklar ve planlar hakkındaki tüm bilgileri toplar ve sistemleştirir,
• Proje katılımcılarının belgeleri ilgili yapılara aktarmalarını kabul eder,
• Dosyalama zamanlamasını ve doldurma raporlarının doğruluğunu izler.

Örnek RACI Matrisi Tablosu;

RACI Matrisini oluştururken önerilen adımlar;

1. İlk olarak sürece ilişkin tüm adımları açıkta bir işlem adımı kalmayacak şekilde tanımlayın. İş süreci çok güzel tanımlanmalıdır. Bu yöntemde 10’dan az aktivite tanımlamanın çok dar; 25 ten fazla aktivite ise tanımlamanın çok geniş olduğu kabul edilir.
2. “Toplantıya katılın”, “Raporları hazırlayın” gibi açık olmayan belirsiz aktivitelerden kaçının.
3.  Bu görevler içerisinde yer alan kişilerin veya rollerin listesini hazırlayın.
4. Roller; unvan, grup veya departmanlar bazında tanımlanabildiği gibi müşteriler, tedarikçiler ve third-party firmalar bazında da tanımlanabilir. Burada en çok dikkat edilmesi gereken konu, R.A.C.İ Matrisinin kişilerden bağımsız olmasıdır; dolayısıyla yapılan tüm tanımlamaların kişi bazında değil unvan bazında oluşturulmasına dikkat edilmelidir.
5. RACI matrisini geliştirin; genel kural olarak R’yi atayın sonra A’nın kim olacağına karar verin ve sonra C’leri ve I’ları tamamlayın.  Eğer toplantı öncesinde kararlar ve aktivitelerin listesi tamamlanırsa toplantı sıklığı önemli ölçüde azaltılabilir. İdeal grup büyüklüğü 4-10 kişi arasında olmalıdır.
6. Geri bildirim alın. RACI matrisini, matriste temsil edilen ama toplantılarda bulunmayan herkese dağıtın. Değişiklikleri yakalayın ve matrisi uygun şekilde revize edin. Revize edilmiş RACİ matrisini yeniden yayınlayın. Devam eden bazda gerekli olduğu şekilde güncelleyin.
7. Proje görevleri net, sorumlulukları doğru atanan bir RACI matrisi; süreçlerde yaşanan karmaşa ortadan kalkarak sonuca daha hızlı ulaşmanızı sağlar.

 KAYNAKÇA

• https://tr.garynevillegasm.com/biznes/6811-raci-matrica-kak-instrument-upravleniya-otvetstvennostyu-raci-rasshifrovka.html
• https://cenkercetin.com/r-a-c-i-nedir-neye-yarar/

Ahmet SAĞLAM
Marketing Project Responsible