Brief Nedir & Doğru Brief Nasıl Verilir?

Brief nedir?

Kelime anlamıyla; “kısaca anlatmak, anahtarı çıkarmak, ön anlatım” anlamlarına gelmektedir. Yani işi yapacak olanların işe başlamadan önce; sektörünüzle, rakiplerinizle, beklentilerinizle ilgili bilinmesi gereken bilgileri içeren özet dokümandır.

Tasarım brief’i kendiniz ve seçtiğiniz tasarım ajansı arasındaki iletişime yardımcı olmak için kullanılan en önemli belgedir. Bu doküman, muhatabının hayatını kolaylaştırmak için oluşturulmuş bir belgedir. Konuyla ilgili kişilerin kafalarındaki soru işaretlerini gidermek, işi daha iyi anlamalarını sağlamak için hazırlanır. 

Neden Brief Verilmeli?

Bir brief hazırlayarak, projeniz için fikirlerinizi kafanızdan – kağıt üzerine alıyorsunuz. Bu, ilgili tüm tarafların projenizi daha iyi anlamasına yardımcı olur.

Ajanslarla iletişim kurarken birkaç beklentiniz olur:

1. Sektörünüzü bilmeleri
2. Şirketinizi bilmeleri
3. Projeniz için heyecanlanmaları

Ancak bunların hiçbiri brief olmadan mümkün değildir. Hazrıladığınız brief bu şeyleri gerçeğe dönüştürmeye hizmet ediyor.

Brief olmadan projelerinizi yürütmeye çalışmak zordur, çünkü brief olmadığında olayları takip etmek için telefon görüşmelerine, e-postalara ve kendi aldığınız notlara muhtaç olursunuz. Bu da bir tasarım projesi yürütmenin doğru yolu değildir! İyi bir brief işin sonucunu etkileyen unsurlardan biridir. Hedefi ve yapılması gerekeni iyi tanımlarsanız, o hedefi vurmanız kolaylaşır.

Brief’i kim hazırlamalıdır?

Brief işin sahibi tarafından verilmelidir. Bu bazen yöneticinin kendisidir, bazen de kurumsal iletişim müdürü, marka danışmanı veya proje ile ilgili sorumlu personel olur.

Brief verilirken en hassas konulardan biri, briefi veren kişinin konuya hakim olmasıdır. Konuya hakim değilse, briefin sonuçları genelde olumsuz olur.

Brief Nasıl Verilir?

1) Şirketinizi veya markanızı tanımlayın

Tasarımcı veya yaratıcı ekibin işinizi daha iyi anlamasına yardımcı olmak için kendinizi iyi anlatmalısınız? Siz kimsiniz ve hangi hizmetleri veya ürünleri sunuyorsunuz? gibi sorulara cevap verebilirsiniz. Dökümana ek olarak web sitenizi, sosyal ağ hesaplarınızı, sunumlarınızı ekleyebilirsiniz. Bu şekilde yaratıcı ekibin sizi daha iyi anlamasını sağlarsınız.

Markanızın özünü anlatmalısınız. Markanızın kişiliği nedir? Bu kişilik özellikleri nelerdir? Markanızın kimliği nedir? İletişim tonunuz nasıl olmalı? Bu gibi detaylar hakkında vereceğiniz bilgiler işin doğru yapılması açısından oldukça önemlidir.

2) Projenizi, yapılmasını istediğiniz işi özetleyin

Yeni şirketiniz için kurumsal bir kimliğe mi ihtiyacınız var? Şirketiniz yeni bir ürün mü piyasaya çıkarıyor? İşin veya projenin ne olduğunu, ne gerektirdiğini ve neden yaptığınızı açıklayın. İşin kapsamı başta iyi belirlerseniz işin zamanında teslim edilmesini kolaylaştırırsınız.

Brief, zaman içinde güncellenebilir, değişiklikler yapılabilir. Önemli olan konuyu iyi bir şekilde anlatması ve en doğru sonuca ulaşmasını sağlamasıdır.

3) Hedeflerinizi belirtin!

Bu muhtemelen brief hazırlamanın en önemli kısmıdır. Projeyi hayata geçirmeden önce stratejinizi ve hedeflerinizi tamamen düşünmeniz gerekir. Bu projeye neden ihtiyacınız var? Bununla ne elde etmeyi umuyorsunuz? Hedefleriniz ne? Bu işin sonucunda nereye ulaşmak istediğinizi iyi anlatırsanız, işi yapacakların işini kolaylaştırırsınız.

Çözmeye çalıştığınız bir sorun mu var? Örneğin, bir e-kitap geliştiriyorsanız, başarıyı indirme sayısına göre ölçebilirsiniz. Bu detaylar reklam ajansının amaçlarınızı anlamalarına ve bunları hedefleyen çözümler getirmelerine yardımcı olacaktır.

4) Hedef kitlenizi tanımlayın

Müşteriniz kim? Bu proje veya kampanyayla kime ulaşmaya çalışıyorsunuz? Hedef kitlenizin kim olduğu ve onların davranışları hakkında bilgileri paylaşmanız oldukça önemlidir. Brief verilirken en çok ihmal edilen kısımlardan biri, hedef kitlenin tanımlanmasıdır. Genelde briefte A, B, C1, C2, D ve E gibi oldukça genel gruplar tarif edilir.

Bu gruplar çok genel tanımlamalardır. İşi yapacak kişilere yeterli oranda yardımcı olamaz. Müşteri araştırmaları bu açıdan oldukça kıymetlidir. Müşteriniz ile ilgili detayları ne kadar belirginleştirirseniz yaratıcı ekibin işi o kadar kolaylaşır. B, C1 kitlesi demek yerine; 30-35 yaş aralığında 0-3 yaş arasında çocuğu olan, x-y aralığında geliri ola,n haftada 1 sinemaya giden gibi bir tanımlama daha faydalı olabilir. Bu şekilde o kitleye ulaşmak için ne tür mesajlar verileceği de kolaylaşmış olur.

5) Rakip firmaları belirtin

Rakipleriniz kimler? Rakiplerinizi ve sektörünüzün dinamiklerini anlatmanız faydalı olacaktır. Örneğin, logonuzu yeniliyorsanız, rakiplerinizin hangi logoyu ve renkleri kullandıklarını bilmeniz oldukça önemlidir. Piyasa yeni bir ürün sunuyorsanız, mevcut ürünler hakkında bilgi vermenizde fayda var.

Reklam ajansının bu bilgilere sahip olması işi daha iyi kavramasını sağlayacaktır. Ayrıca beğendiğiniz ve beğenmediğiniz tarzda tasarımlarda ekleyebilirsiniz. Bu beklentinizin somutlaşmasını kolaylaştıracaktır.

Rakiplerinizi belirtmeniz, işi yapacak ajansın rakibinizle benzer bir işi yapmasına da engel olabilir. Bu şekilde hata payını azaltırsınız.

6) Mecra planlamanızı yapın

Yapılacak reklam çalışmasının hangi mecralarda yayınlanmaya daha uygun olduğunu belirtin. İş veya proje televizyon için mi hazırlanıyor? Sosyal medyada paylaşmak için mi? Dergi ilanı mı? İşin nerede yayınlanacağınızı belirtirseniz işin teknik detaylarının hazırlanmasını kolaylaştırırsınız. Örneğin, bazı reklamlar sadece açıkhavada yayınlanırken bazıları ise sosyal medya hesaplarından yayınlanmaktadır. Hazırlanan reklamın içeriği kadar hangi kanallarda yayınlanacağı da bir o kadar önemlidir.

İşin yayınlanacağı mecralar net ise bu mecraların teknik özelliklerini belirtmenizde fayda var. Bu şekilde yaratıcı ekibe zaman kazandırmış olursunuz.

7) Başarı Ölçümlenmeli

Bu işin başarılı olduğunu nasıl anlayacaksınız? Bunun için performans ölçütlerinizi belirlemelisiniz. Ürünün satış miktarını % 20 arttırmak mı istiyorsunuz? Pazar payınızı %5 oranında büyütmek mi istiyorsunuz? Hedef kitlenizin ne kadarlık bir kısmına ulaşmak istiyorsunuz? Marka bilinirliğinizi mi arttırmak istiyorsunuz?

Bu performans kriterlerini başta sağlıklı bir şekilde oluşturursanız, yaptığınız işi değerlendirmek daha kolay ve verimli olacaktır.

8) Bütçe ve zamanı ayarlayın

Bütçe ve zaman planlaması genellikle çalışılacak ajans ile birlikte yapılır. Ancak müşteri olarak bütçeniz ve zamanınız hakkında karşı tarafa bilgi verecek tanımlamalarda bulunun. Çünkü marka olarak reklama ayırdığınız bütçe ve zaman işin kapsamı açısından belirleyici olacaktır.

Brieflerde genelde işin bitiş tarihi (deadline) olur. Eğer yapılacak iş büyük bir proje ise kontrol tarihleri de koymanızda fayda vardır. Sadece tek bir gün belirlemek ve o günde kontrol etmek riskli olabilir.

9) Marka olarak hassas noktalarınızı belirtin

Her markanın belli başlı bir çizgisi vardır. Hatta çoğu marka bulunduğu çizginin farkındalığını arttırmak için çeşitli sosyal sorumluluk projeleri ve kampanyalar yapar. Markaların kendi reklamlarında sıkça bu hassas noktalardan bahsettiğini ve altyapıda markanın anlayışını yansıtan mesajlar verildiğini görebilirsiniz. Bir brief dosyası hazırlarken markanız hakkında bu kırmızı çizgilerinizi açıkça belirtin. Çünkü kampanyada kullanılacak dil ve söylemler bu açıdan önemlidir.

Faydalanılan Kaynaklar: How Are We Governed in the ’80s? Ricker, John, John Saywell, Alan Skeoch. Irwin Publishing Inc., Toronto, 1982, markafikirleri, sanaluzman, canny-creative

S. Sisman
İletişim Tasarımcısı